Las tres características esenciales de un sistema ERP

Las tres características esenciales de un sistema ERP son:

Integridad: Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la óptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido esto representa que se crea una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, de cobro, y sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que controlan todos los procesos mencionados, la información se duplica y crece el margen de contaminación en ésta. Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida. 

Modularidad: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc. 

Adaptabilidad: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características propias de los sistemas ERP son:

• Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la empresa. 
• Tener un papel clave en la medición de resultados de la empresa al disponer de toda la información de todas las transacciones de la empresa. 
• Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos sucedidos en la empresa u organización. 
• Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad. 
• El sistema debe responder en caso que se produzcan cambios significativos en los procesos y en las necesidades de información de la empresa. 
• Debe permitir recoger la información de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios. 
• Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. En algunos casos, incluso se ofrece al usuario final la utilización del código fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida de cada empresa. 
• Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de diferentes áreas funcionales. 
• Debe soportar el sistema de información dando todo el apoyo necesario para que éste funcione y sea eficaz. 
• El sistema ERP debe basarse en una única base de datos que permita integridad, consistencia e integración de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes módulos interconectados y actualizados. 

La importancia de los Sistemas ERP

SISTEMAS ERP

El entorno empresarial ha cambiado de forma muy importante en los últimos años. Estos cambios suelen relacionarse principalmente con la creciente globalización de la economía, la consecuente internacionalización de los mercados y la rapidez del cambio tecnológico. A su vez, estas circunstancias han originado un incremento de la incertidumbre y un aumento de la competencia entre empresas que ha conducido a muchas compañías a tener que adaptar sus sistemas de información para, de este modo, poder sobrevivir, mantener su posición en el mercado e, incluso, obtener una fuente de ventaja competitiva que les permita diferenciarse del resto de empresas. Para hacer frente a este nuevo entorno, las empresas han ido incorporando crecientemente las nuevas tecnologías de la información y de las telecomunicaciones, las cuales se han convertido en un instrumento clave para una gestión eficaz y eficiente, básicamente, por su capacidad de proceso de grandes cantidades de información en muy poco tiempo y con unos costes razonablemente bajos. Ahora bien, las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones deben integrarse en la organización de forma que se alcance una congruencia con su estructura y estrategia, para que se pueda conseguir la maximización del valor de los sistemas de información.

Como hemos señalado, antes de que aparecieran los sistemas ERP, las empresas empleaban en su gestión información procedente de distintos sistemas. Por ello, no es casualidad que las multinacionales fueran las primeras que comenzaron a acusar los inconvenientes que entrañaba esta circunstancia, ya que tenían que utilizar los datos procedentes de sistemas de información ubicados a lo largo de todo el ámbito geográfico en el que desarrollaban su actividad económica. Esta situación se evidenciaba especialmente en el momento de consolidar la información financiera suministrada por cada filial. Asimismo, aparece la necesidad de controlar los diferentes procesos llevados a cabo en cada una de las empresas subsidiarias. Para estos objetivos, los sistemas de información de cada unidad son sustituidos por uno sólo, el sistema ERP que integra todas las funciones empresariales y cuenta con todos los datos necesarios, lo que facilita las labores de gestión de los directivos de la compañía. En esta misma línea, las grandes empresas, aún sin ser de ámbito internacional, imitaron a las anteriores motivadas básicamente por los resultados obtenidos tras las primeras implantaciones. En este contexto se han venido desarrollando los sistemas ERP, aplicaciones compuestas por varios módulos que integran la información procedente de las distintas áreas de la empresa y que sirven de base para gestionar sus actividades en función de sus procesos de negocio. Mayoritariamente se considera que el origen de los sistemas ERP estuvo en la evolución de los sistemas de planificación y gestión de recursos del área de operaciones, conocidos como MRP (Material Resource Planning). Más tarde, aprovechando las mejoras tecnológicas, los sistemas ERP pudieron ampliar las funcionalidades y lograr una adecuada integración con las aplicaciones del resto de las áreas empresariales. En la última década del siglo XX, los sistemas ERP fueron implantados por todas las grandes compañías multinacionales para superar los inconvenientes que entrañaba la necesidad de gestionar unidades que operan en países distintos separados geográfica y culturalmente, y su difusión a otras empresas de menor dimensión, han convertido a los sistemas ERP en una potente herramienta para la gestión empresarial que goza de una magnífica consideración entre sus usuarios, tanto actuales como potenciales. Como consecuencia, los ingresos totales del mercado de sistemas ERP en 1999 llegaron a alcanzar los 15.500 millones de euros [ARC, 2001] 2 , por lo que constituyen una parte destacada del mercado total de las tecnologías de la información, además de ser uno de los principales propulsores de su creciente evolución. A este respecto, a pesar de la recesión sufrida en los primeros años del nuevo siglo, las expectativas para 2008 son de 27.700 millones de euros. La característica más significativa de los sistemas ERP es lógicamente la integración de la información que ha de entenderse como la utilización de definiciones y códigos comunes para toda la organización. Además, la integración de la información implica, entre otros aspectos operativos, la utilización de una única base de datos común para toda la compañía y mayores posibilidades de acceso a la información requerida para todos los usuarios, lo que resulta posible gracias al empleo de la tecnología cliente-servidor. Lógicamente, de su carácter integrado se derivan las principales ventajas que aportan los sistemas ERP a la empresa, tanto a nivel operativo, como de gestión y estratégico. Entre ellas, podemos destacar la reducción de costes, el aumento de control de cada una de las funciones que realizan los usuarios y la mejora del servicio ofrecido al cliente. Ahora bien, para que puedan conseguirse estas ventajas han de superarse una serie de inconvenientes relacionados básicamente con la elevada inversión necesaria, la importante duración del proceso de implantación, la necesidad de adaptación multidimensional de la compañía y la resistencia a los cambios por parte de los usuarios.

La organización empresarial y su gestión

Desde un punto de vista sistémico, una organización es un sistema formado a su vez por distintos subsistemas que interactúan entre sí y con el entorno, para producir bienes y/o servicios con el fin de cumplir sus objetivos. Lógicamente, estos sistemas y subsistemas han de estar interrelacionados formando lo que se conoce como estructura organizativa. Tradicionalmente, entre todas las organizaciones, la empresa se ha caracterizado por el ánimo de lucro, es decir, por perseguir como objetivo más inmediato la consecución de un excedente que permita retribuir a sus propietarios y de esta forma consiga su objetivo último, la supervivencia. Desde una nueva perspectiva sobre la empresa, se considera que el mencionado excedente tiene que ser compatible con los fines de la comunidad en la que la empresa desarrolla sus actividades. Es lo que se conoce como responsabilidad social corporativa y que defiende que han de satisfacerse las expectativas de los distintos grupos interesados en la marcha de la empresa, desde una triple perspectiva, econó- mica, social y medioambiental. Lógicamente todos los grupos interesados en la situación y en la evolución de la empresa han de tomar decisiones con respecto a ésta. La toma de decisiones implica un proceso reflexivo en el que se analizan las ventajas e inconvenientes de los diferentes cursos de acción y se elige el más conveniente a juicio del decisor, para desarrollar el cual se necesita información. Entre todos los grupos interesados destacan de manera especial quienes han de gestionar la empresa, los directivos, gestores o gerentes. La gestión de una empresa puede entenderse como el proceso de guía y permanente adaptación de la organización, a través de un proceso lógico de acción, para la consecución de los objetivos de la misma en el máximo grado y con la máxima eficiencia. Como hemos señalado, la responsabilidad de la gestión empresarial recae sobre el subsistema de dirección que se personaliza en los directivos, personas que mediante sus acciones, deben orientar el comportamiento individual y organizativo hacia los fines y objetivos de la empresa. Por tanto, no sólo tienen la función de tomar decisiones en sentido estricto, sino que deben conseguir motivar al personal, comprometer los esfuerzos y las voluntades individuales. Las decisiones que han de tomar los directivos se pueden agrupar en planificación y control. Son decisiones de planificación las que se realizan ex-ante, definiendo el escenario futuro que se desea alcanzar y las diversas acciones que han de llevarse a cabo para conseguirlo. Por el contrario, las decisiones de control son ex-post y sirven para comprobar si los resultados alcanzados con respecto a los objetivos planteados coinciden con lo planificado y, en su caso, desarrollar las acciones oportunas que permitan corregir las divergencias que pudieran surgir. Por tanto, la gestión consiste en un proceso continuo de planificación y control que da lugar a permanentes interacciones. Para lograr los objetivos de la empresa, los directivos cuentan con una serie de mecanismos, algunos de naturaleza formal y otros no formalizados. Los mecanismos formalizados están diseñados de antemano por la empresa, contienen procedimientos perfectamente establecidos y suelen articularse a través de sistemas burocráticos. Entre ellos destacan la Contabilidad, los sistemas de remuneración y de promoción, o el sistema presupuestario. Por su parte, los mecanismos no formalizados se caracterizan por su falta de definición explícita. Se basan en relaciones tales como la costumbre, la amistad, los usos, las tradiciones, etc., no establecidos formalmente El funcionamiento de estos mecanismos, tanto los formalizados como los no formalizados, necesita información, la cual tiene como objetivo proporcionar el conocimiento suficiente sobre los cursos de acción alternativos para poder tomar las decisiones oportunas.

Fuente: AECA • Nuevas Tecnologías y Contabilidad  

Conclusiones

Conclusiones

Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida de la gente, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicárselo a la empresa. Dicho cambio ha sido un acercamiento a los consumidores para conocer sus necesidades. Sin embargo, las empresas que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia y toma de decisiones, estarán fuera de la economía.

En estos momentos, se podría decir que sólo las grandes empresas nacionales y globales hacen uso extenso de plataformas tecnológicas como parte de su arquitectura y base para que operen sus procesos. En cuanto a la toma de decisiones, son otro grupo selecto las que hacen uso de ella. Sin embargo, cada día más empresas están adoptando estas formas nuevas de trabajo e integración de las empresas con sus proveedores y clientes, incluso con la misma competencia, pero a cierto nivel.

Dichas iniciativas se están dando cada vez más y quienes no se incorporen a estas "nuevas formas" de trabajo, simplemente ni siquiera conocerán las necesidades de los clientes, quienes para entonces sólo utilizarán medios de comunicación como telemarketing, web, correo electrónico y otros medios electrónicos.

Además, para tener información real y oportuna para cuando sea demandada es necesario estar enlazado a otras sucursales o entidades que den soporte de lo que se requiere. Para ello se considera al ERP como parte importante de la arquitectura del negocio y a los otros sistemas enlazados como sus proveedores. Sólo con ellos será posible tener información en tiempo real y con sistemas en red. Se podrá tener acceso a ella en todo tiempo y todo lugar. Esa es la gran tendencia.

Asimismo, el objetivo es que las empresas se autodirijan de alguna forma en un futuro, esto es bajo el supuesto que sean capaces de tomar decisiones por sí mismas de manera oportuna sin necesidad de que haya intervención humana. Esto es lo que conoce como la Inteligencia de Negocios, y surge como consecuencia de tener sistemas integrados, con respuestas en tiempo real y reaccionando a factores externos e internos de la empresas.

Y aunque, la integración conlleve tiempo, costos (en dinero y esfuerzos) y cambios importantes en las formas de operar tradicionales, el cambio será una gran mejora en las gestiones de la organización y en la aceptación de los cambios por parte de los empleados; lo cual, a futuro, con ayuda de una buena planeación, aumentará tanto las capacidades de las áreas de la empresa como las de todos los miembros de su organización y fortalecerá la arquitectura organizacional de la misma.

articulo de Karina Martínez en Baquia.com

Apreciar las ventajas

Y apreciar las ventajas

Por otro lado, están las ventajas que proveen estos sistemas transaccionales, flexibles e innovadores para la empresa y su forma tradicional de operar. Principalmente, se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y nuevas tecnologías, conforman una estrategia de e-business, donde la implantación de dichas tecnologías mejora la rentabilidad de la empresa y le otorga una ventaja competitiva.

• Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información.
• Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de costos y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.
• Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar información confiable y en tiempo real.
• Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, Así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.

Considerando lo anterior, en la selección de un ERP no sólo hay que tomar en cuenta la tecnología, sino también considerar cuestiones básicamente administrativas, como son visión, visibilidad, tecnología, funcionalidad, servicio/soporte y el coste, ya que se desea mantener relacionadas las áreas de la empresa, lo que de tendrá consecuencias en los procesos.

De la misma manera se debe tomar en cuenta al factor humano, que es núcleo en este proceso de transformación, ya que uno de los principales obstáculos que se han encontrado es el personal, en cuanto a la adaptación de nuevos sistemas y herramientas para hacer el trabajo. Se hace necesaria una mentalidad positiva y de apertura al cambio, mediante la capacitación y motivación para obtener los resultados deseados.

Criterios para la elección de un sistema

La selección de un sistema ERP debe atender a diferentes puntos importantes, por ejemplo:

• El objetivo de la empresa y la implementación.
• Las distintas necesidades y requerimientos de los procesos y áreas de la empresa. Sobre todo, porque estas adaptaciones hacen que surjan los defectos existentes en las gestiones de procesos existentes.
• La escalabilidad, es decir, que en caso de crecer más los sistemas, no se tengan un mundo de sistemas incompatibles que no permitan tener comunicadas las áreas de la organización.
• Los proveedores de soluciones, así como su factibilidad de implementación, sus ventajas, desventajas, posibles problemas derivados o que requieren mayor atención.

Finalmente, hay que mencionar que el sistema no toma por sí solo las decisiones, sino que es una herramienta de apoyo, donde la información que provee de manera más oportuna y confiable, ayudará a los ejecutivos hacer mejores estudios y análisis que les permitan hacer una planeación estratégica y tomar decisiones importantes en tiempos menores.

Contar también con las limitaciones

Contar también con las limitaciones

Es importante tener en cuenta algunas de las limitantes de estos sistemas que se mencionan a continuación:

• Algunos cambios que se hacen no permiten tener información cien por ciento real, lo cual afecta la historia de algunos registros que se tienen; con lo cual se hace inútil una gran cantidad de datos que están almacenados en el sistema.
• La estructuración de los datos en el sistema, hace poco posible obtener información útil para los ejecutivos y la toma de decisiones, con lo cual alentan los procesos administrativos y estratégicos de la empresa.
• Alguna información está organizada en módulos de manera muy compleja, lo cual lo hace poco práctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para aminorar esta limitación hay que capacitar más al personal en cuanto al uso del sistema, organización de los datos y obtención de la información.
• No existe flexibilidad en cuanto a la personalización y elaboración de algunos reportes necesarios por la empresa para la obtención de información. Lo cual debería ser independiente del área de sistemas. Sobre todo hay que considerar que sea la información requerida, en un formato adecuado y oportunamente.
• En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que recalcularlos en el tiempo que son requeridos, para lo cual se hacen consultas en el historial, que no está almacenado de manera directa.
• Existe dificultad para integrar la información de otros sistemas independientes, o bien que están en otra ubicación geográfica. Esto se da más frecuentemente con empresas que tienen unidades distribuidas en otras localidades, o bien que manejen varios proveedores.
• No es posible manejar historias de transacciones en las mismas bases de datos por cuestiones de manejo de la información y de eficiencia en la operación del sistema, además de alentar algunos procesos de consultas y de acceso a información importante.

QUE ES ERP?

Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida de los consumidores, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicárselo a la empresa. Por ello, las empresas que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia y toma de decisiones, estarán fuera de la economía. En este sentido, los ERP aparecen como una herramienta fundamental tanto para la integración de las diferentes áreas y sistemas de la empresa, como para la ayuda en la toma de decisiones estratégicas.

Actualmente muchas empresas están redefiniendo su misión, visión, etc., y con ellos también sus estrategias para hacer negocios. Al ver que la economía se transforma ven la necesidad de hacer transformaciones en sus procesos internos y manera de llegar a los consumidores.

El cliente se ha vuelto más y más demandante en cuanto a la calidad de los productos y servicios que desea. También respecto al precio, sus especificaciones y modo de adquirir los mismos. Pero ¿cómo tomar decisiones o bien acciones que lleven a la empresa a satisfacerlos? En este caso la opción de los sistemas ERP es una buena respuesta como solución a estas necesidades.

Un ERP que apoye en la toma de decisiones

Es necesario exponer cómo los ERPs y sistemas inteligentes apoyan a la toma de decisiones de las empresas como parte de su estrategia. Asimismo, es importante mencionar que también existen deficiencias importantes a considerar cuando se adquiere un ERP, y sobre todo si se les ve como una solución a todos los problemas y carencias de la empresa.

En primer lugar salta una pregunta ¿qué es un ERP? ¿Cuál es su principal función?

Los ERP (Entreprise Resource Planning) son sistemas transaccionales, es decir, están diseñados para trabajar con procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica. Así, puede haber un seguimiento y control de los procesos del negocio, como son: finanzas y contabilidad, ventas, compras, manufactura, logística, recursos humanos omercadotecnia.

El ERP gestiona de manera integrada y eficiente la información de la empresa, comunicando las diferentes áreas del negocio mediante procesos electrónicos. La función principal es organizar y estandarizar procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información útil para ser analizados para la toma de decisiones. Es importante recordar que finalmente, aunque estos sistemas apoyan en la toma de decisiones, no quiere decir que ellos lo hagan, sino que los administradores (humanos) tienen el poder final para tomar las decisiones estratégicas y adecuadas en la empresa.